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03 Giugno 2020
3 Minuti di lettura

Cosa sono i Software per la gestione delle fatture?

Cosa sono i Software per la gestione delle fatture?

Tra i tipi di gestionale a disposizione, uno in particolare è ritenuto estremamente utile per ottimizzare e migliorare il rendimento di un’azienda: i Software gestionali per fatture, altrimenti detti Invoice Management Software.

A cosa servono i Software per la gestione delle fatture?

Riassumendo all’osso, tali programmi servono alle aziende per automatizzare i compiti relativi all'elaborazione delle fatture. Quando le società o i reparti di contabilità ricevono le fatture, queste ultime passano normalmente attraverso un processo di approvazione per poi essere abbinate agli ordini di vendita e di acquisto e infine ai pagamenti.

Il compito dell’Invoice Management Software è quello di rendere questo flusso il più fluido e naturale possibile, attraverso la scansione delle fatture, la lettura e il successivo inserimento dei dati all’interno del sistema in modo da favorire il trasferimento elettronico dei pagamenti registrati. In alcuni casi è possibile sfruttare anche un’applicazione Mobile per consentire il processo di visualizzazione e approvazione anche a distanza.

Una volta completata l’elaborazione le fatture possono essere così memorizzate nel Cloud - o in locale - perchè siano sempre a disposizione di chiunque volesse consultarle.

I Software gestionali per fatture migliorano la produttività

L’azienda, permettendoci un paragone un po’ azzardato, è come una macchina in cui ogni reparto svolge una funzione ben precisa: snellire i processi vuol dire quindi non solo assicurarsi che il funzionamento complessivo sia perfetto, ma consente anche di ottimizzare le fasi successive, aumentando - in modo anche sensibile - il profitto.

In questo caso il reparto che viene toccato in modo più diretto - e più virtuoso - dall’implementazione di un Software per la gestione delle fatture è quello della contabilità: niente più registrazioni cartacee, niente più inserimento manuale di migliaia di dati e Check sulle spedizioni.

Quali sono le funzioni che un Invoice Management Software deve svolgere

Le funzioni che più comunemente vengono ritenute imprescindibili perché si possa parlare di un Invoice Management Software sono:

  • Abbinare le fatture con gli ordini di acquisto, vendita e pagamenti
  • Estrarre le fatture da altri Software o attraverso la scansione e l'OCR
  • Consolidare più fatture o suddividere una fattura in più parti
  • Sincronizzare le fatture approvate con i conti aziendali per il trasferimento dei pagamenti
  • Tracciare diversi tipi di pagamento, come i depositi o i pagamenti rateizzati
  • Applicare più pagamenti a una fattura o un pagamento a più fatture
  • Memorizzare i file delle fatture, insieme all'approvazione e alla cronologia dei pagamenti
  • Predisporre flussi di lavoro di approvazione standard che possano essere personalizzati dagli utenti
  • Monitorare le scadenze e i ritardi di pagamento per le fatture AR e AP

I Software per la gestione delle fatture standard

Le soluzioni Custom sono in grado di aderire perfettamente ai sistemi di contabilità aziendali e dare un’ulteriore mano ad ottimizzare un flusso tanto delicato com’è quello della gestione delle fatture, ma esistono dei Software gestionali di fatture standard che vengono già utilizzati da molte realtà. I più famosi sono:

SAP Concur

Leader mondiale nella gestione di viaggi, spese e fatture. Integrando i dati quasi in tempo reale e usando l’Artificial Intelligence, il sistema mette le aziende nelle condizioni di sapere perfettamente quanto stanno spendendo senza rischiare di sforare il budget.

Bill.com

Questo sistema è molto utilizzato presso le piccole e medie imprese perché consente una gestione semplificata dei debiti e dei crediti. Riduce inoltre l’immissione di dati a mano e l’errore umano sfruttando la potenza dell’Intelligenza Artificiale e il Machine Learning.

AvidXchange

Questo gestionale è composto da 3 applicazioni principali: per gli ordini di acquisto, per le fatture e per i pagamenti. Una delle caratteristiche più importanti è la capacità di automatizzare gli ordini di acquisto e controllare i costi bloccando eventuali acquisti non desiderati.

Go Custom, go better!

Noi di Goodcode abbiamo maturato in tanti anni di attività l’esperienza per costruire un Software per gestire le tue fatture che sia totalmente su misura e in grado di inserirsi nei sistemi già in atto in modo armonico.

Saremo felici di fare due chiacchiere, anche davanti a un buon caffè, per discutere delle Features che possiamo implementare per rendere il lavoro tuo e del reparto contabilità della tua azienda ancora più veloce e sicuro.

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