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08 Maggio 2020
3 Minuti di lettura

ECM: il segreto per il lavoro agile

ECM: il segreto per il lavoro agile

L’emergenza attuale legata al Covid-19 ha imposto a tutte le imprese una notevole accelerata nel campo della Digital Transformation. Oggi più che mai aggiornare i propri sistemi e il proprio modo di lavorare può fare la differenza tra aumentare la produttività - e con essa il fatturato - o entrare in una spirale negativa che possa portare a perdite consistenti.

Tra le soluzioni che si stanno rivelando più utili in assoluto alle aziende per gestire questa delicata fase c’è sicuramente l’adozione di una piattaforma di Enterprise Content Management.

Cosa sono le piattaforme di Enterprise Content Management?

L’Enterprise Content Management è una piattaforma progettata per gestire i documenti di un'organizzazione. L’obiettivo è di rendere le informazioni aziendali non strutturate, inclusi i documenti Word, i PDF, i fogli di calcolo Excel e le immagini digitali, sempre disponibili alle persone autorizzate nel momento in cui si renda necessario il loro intervento.

Dalle catene di fornitura commerciali alla gestione dei contratti, o ancora dai processi relativi alle risorse umane fino all’amministrazione pubblica, i vantaggi che può dare un sistema di ECM sono riassumibili in 3 parole: favorire il business.

Eliminando la dipendenza dalla carta e organizzando le informazioni non strutturate a seconda delle esigenze aziendali, le imprese hanno così la possibilità di lavorare in modo più efficiente, più veloce e indipendente. In tempi di Smart Working una tale soluzione non è solo auspicabile, ma diventa assolutamente necessaria.

I vantaggi più importanti che derivano dall’utilizzo di tale tecnologia sono riassumibili in 4 punti.

Trasformare i documenti da cartacei a digitali e acquisirli in modo rapido

La gestione dei contenuti di un'organizzazione inizia con l'acquisizione e l'importazione di informazioni in un archivio digitale sicuro. Nessun tipo di documento è escluso da questo insieme, che comprende:

  • Rapporti di ricerca
  • Curriculum Vitae di candidati
  • Corrispondenza
  • Fatture di fornitori e clienti
  • Contratti

I metodi di acquisizione di tali documenti sono molto vari e includono:
L’utilizzo di moduli elettronici

  • La scansione di documenti cartacei da archiviare in un repository digitale
  • La gestione di contenuti già digitali in formato PDF, Word, Excel e foto
  • L’archiviazione e categorizzazione automatica di documenti provenienti dai server.

Il vantaggio è un risparmio notevolissimo di tempo per operazioni che, con modalità tradizionali, comporterebbero processi lenti e complessi, il rischio di doppioni e di un’errata archiviazione.

Organizzare i documenti in un archivio digitale

Grazie a un solido sistema di Enterprise Content Management, le organizzazioni possono facilmente archiviare qualsiasi documento sensibile in un repository digitale, permettendo agli utenti di:

  • Effettuare modifiche in base ai diritti di accesso
  • Visualizza i metadati del documento
  • Organizzare i documenti in modo da facilitarne il reperimento e l’utilizzo
  • Ridurre i tempi, i costi e la complessità associati alla gestione dei documenti durante tutto il loro ciclo di vita.

Recuperare ogni tipo di documento da Device diversi e in ogni momento in cui li si necessita

Grazie ai sistemi di ECM è possibile:

  • Trovare qualsiasi documento utilizzando la funzione di ricerca
  • Identificare parole o frasi specifiche all'interno del testo del documento
  • Utilizzare le opzioni di ricerca preimpostate per cercare per data di creazione del documento, nomi degli utenti e altri filtri personalizzati
  • Eliminare il tempo sprecato per la ricerca di informazioni, consentendo ai dipendenti di rispondere immediatamente alle richieste di informazioni dei clienti
  • Consentire al personale di avere accesso immediato alle informazioni necessarie per prendere decisioni di business più puntuali e precise.

Automatizzare i processi

L'automazione aiuta le organizzazioni ad eliminare le attività manuali - tra cui la fotocopiatura e la consegna a mano - per ottenere risultati migliori con meno risorse. Alcuni sistemi ECM hanno caratteristiche di automazione digitale che consentono di:

  • Indirizzare automaticamente i documenti alle persone giuste al momento giusto
  • Avvisare il personale quando i documenti richiedono la loro attenzione
  • Riconoscere gli errori e assicurare così la qualità del lavoro svolto: gli ordini di acquisto devono essere firmati, le registrazioni archiviate e le richieste di ferie dei dipendenti approvate o respinte.

Grazie all’automazione è possibile ottimizzare i processi perchè siano più efficienti in termini di costi, snelli e privi di errori.

Enterprise Content Management as a Friend

Se anche la tua azienda ha bisogno di dotarsi di sistemi più sicuri e agili che favoriscano lo Smart Working e siano in grado di consentire a tutti i dipendenti di continuare a svolgere il proprio lavoro in modo ancora più efficiente, noi di Goodcode siamo a disposizione per aiutarti.

Abbiamo già aiutato molte aziende a velocizzare le operazioni di Digital Transformation e a dematerializzare i processi industriali e i risultati sono stati immediatamente percepiti:
informazioni protette, sempre disponibili e modificabili dalle persone giuste al momento più opportuno.

Siamo disponibili a un incontro conoscitivo senza impegno, per capire le esigenze e immaginare delle soluzioni ad hoc. È sufficiente scrivere qui.

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